Partie 3 - Démarrage de l'entreprise

« N'essayez pas de tout faire. Concentrez-vous sur vos objectifs, tout en faisant preuve de souplesse pour pouvoir profiter des occasions qui se présentent. N'oubliez pas qui sont vos clients et pourquoi ils achètent vos produits ou services. »

Leila Kuokkanen
SISU Scandinavian Home Accents
London

À présent que vous avez rédigé votre plan d'affaires, vous êtes prêt pour le démarrage de l'entreprise. Votre première priorité est de trouver un financement.

Financement

Vous avez plusieurs choix. Il est probable que vous devrez combiner plusieurs des options ci-dessous :

• Actif personnel
  Vous aurez sûrement besoin d'utiliser vos propres fonds pour démarrer votre entreprise, soit en puisant dans vos économies, soit en vendant des biens personnels. Vous pouvez aussi obtenir des fonds de démarrage par le biais de vos cartes de crédit ou de votre REER. Dans le premier cas, vous risquez de devoir payer des taux d'intérêt élevés (à moins de posséder une carte à faible taux d'intérêt), et dans le deuxième cas, vous devrez ajouter le montant à votre revenu et payer des impôts dessus, c'est pourquoi vous devez bien réfléchir avant de recourir à ces options.
• Argent collecté auprès des proches
  Emprunter de l'argent à des parents ou des amis est une solution (de nombreux entrepreneurs l'ont fait, parmi lesquels Bill Gates de Microsoft), mais il est conseillé de bien réfléchir avant de s'engager dans cette voie. L'argent peut avoir un effet néfaste sur les relations et il est préférable de ne pas impliquer des parents ou des amis dans votre entreprise, surtout s'ils ne sont pas eux-mêmes des entrepreneurs.

Si vous empruntez quand même de l'argent à des parents ou des amis, pensez à formaliser un éventuel prêt au moyen d'un billet à ordre qui définit le montant du prêt, les intérêts à payer et le taux d'intérêt, les modalités et l'échéance de remboursement du prêt, et la garantie offerte pour le remboursement du prêt. Le billet à ordre permet de clarifier l'entente entre les deux parties.

• Institutions financières
  En dehors de vos propres ressources, les institutions financières (banques, sociétés de fiducie et coopératives d'épargne et de crédit) sont la principale source de financement des petites entreprises. Elles offrent un certain nombre d'options : lignes de crédit, prêts à court terme, prêts hypothécaires à long terme et dans certains cas, prêts sur inventaire ou comptes débiteurs. L'Association des banquiers canadiens offre des liens avec toutes les banques à charte membres de l'Association.
• La Banque de développement du Canada (BDC) est une autre source de financement possible. La BDC se présente comme un chef de file des services-conseil et du financement aux petites entreprises. En fonction de votre situation, la BDC pourra vous prêter jusqu'à 150 000 $.
• Investisseurs providentiels
  Les investisseurs providentiels sont des personnes ou des groupes fortunés qui investissent leur argent dans de nouvelles entreprises prometteuses, généralement dans la même branche d'activité que la leur. Les investisseurs providentiels avancent des fonds (habituellement entre 10 000 $ et 2 millions de dollars) aux premiers stades de la nouvelle entreprise en échange d'une participation. Ils ciblent les entreprises qui présentent un fort potentiel de croissance et de rentabilité. Les investisseurs providentiels s'intéressent à l'exploitation de l'entreprise et leur contribution peut s'avérer très utile. Votre avocat ou comptable peut vous aider à un trouver un investisseur providentiel. Vous pouvez aussi en chercher un parmi les entreprises de votre collectivité locale ou visiter le site Web de la National Angel Organization.
• Investisseurs en capital de risque
  Comme les investisseurs providentiels, les investisseurs en capital de risque recherchent des entreprises qui présentent un fort potentiel de croissance et de rentabilité. Ils offrent de l'argent, leur expertise en gestion d'entreprise et des relations en échange d'une participation dans l'entreprise. En règle générale, les sociétés d'investissement en capital de risque ne s'intéressent pas aux entreprises qui ont besoin de moins de 500 000 $, préférant les opérations d'au moins trois millions de dollars. Vous pouvez obtenir une liste des investisseurs de capital de risque auprès de l'Association canadienne du capital de risque et d'investissement.
• Options de financement d'organismes du gouvernement et sans but lucratif
  Il existe un certain nombre de programmes de financement offerts par le gouvernement et des organismes sans but lucratif. Ce financement est parfois destiné spécifiquement à des groupes cibles, tels que les jeunes et les Autochtones. Nombre de ces programmes comprennent une formation pratique, l'assistance à la planification et des services de mentorat. Voici quelques-uns des principaux programmes de financement :
  • Le Programme de financement des petites entreprises du Canada (FPEC) peut aider les entreprises à obtenir des prêts à terme allant jusqu'à 250 000 $ pour le financement des immobilisations requises pour l'exploitation de l'entreprise (achat ou modernisation du matériel ou des biens).
  • Le Programme de développement des collectivités en Ontario (PDC) offre des options de financement remboursables jusqu'à 150 000 $ sous forme de prêts, garanties d'emprunt, et placements en actions pour financer les petites ou nouvelles entreprises et les aider à maintenir ou créer des emplois dans les collectivités rurales et du Nord de l'Ontario.
  • La Fondation Canadienne des jeunes Entrepreneurs. Le programme de prêts fournit des prêts jusqu'à 15 000 $ aux jeunes entrepreneurs de 18 à 34 ans pour démarrer leur entreprise.
  • Le programme Travail indépendant offre aux personnes en chômage admissibles à l'assurance-emploi un soutien financier au revenu et à l'entrepreneuriat pour les aider à lancer leur propre entreprise.

Il existe aussi plusieurs autres programmes d'assistance gouvernementale. Pour une liste complète, consultez le site Web d'Industrie Canada.

Obtenir un financement pour le lancement d'une nouvelle entreprise n'est pas chose facile.

Quand vous rencontrez un banquier ou un investisseur, il est important d’être parfaitement préparé. Avant de vous avancer de l'argent, le prêteur veut savoir ce que vous comptez en faire et comment vous comptez le rembourser.

• N'oubliez pas de vous munir de votre plan d'affaires, de votre résumé d'entreprise et de vos états financiers (vous devez les connaître par cœur).
• Vous devez connaître votre cote de solvabilité; montrez au prêteur que votre cote est bonne (si elle l'est), ou que vous prenez des mesures concrètes pour l'améliorer (si elle ne l'est pas).
• Soyez bien informé sur votre entreprise et votre secteur d'activité.
• Montrez au prêteur ce que vous comptez faire de l'argent et pourquoi il doit vous faire confiance.

Et enfin, soyez persévérant. Il est probable que vous devrez vous adresser à plusieurs prêteurs ou investisseurs avant d'en trouver un qui vous fait confiance.

Assistance professionnelle

Une fois que vous avez obtenu votre financement, vous pouvez vous consacrer à d'autres détails. Puisque vous allez avoir besoin de conseils, vous devriez envisager de faire appel à des spécialistes avant de continuer (si ce n'est déjà fait).

Vous aurez besoin des services des quatre spécialistes suivants, soit dans l'immédiat, soit dans le futur.

• Un avocat, qui vous aidera à :
  • créer une société ou un partenariat;
  • acheter une entreprise ou une franchise;
  • relire les documents de démarrage (contrats de prêt, locations et contrats divers);
  • régler les questions liées à la propriété intellectuelle, aux brevets et aux marques de commerce;
  • vous représenter au cas où vous feriez l'objet de poursuites;
  • liquider ou vendre votre entreprise.
• Un comptable, qui vous aidera à :
  • présenter votre plan d'affaires aux investisseurs potentiels;
  • acheter une entreprise ou une franchise;
  • préparer des budgets et un état de l'évolution de votre situation financière;
  • mettre en place un système de tenue de la comptabilité;
  • préparer la TPS, la TVD, les retenues sur la paie, etc., et traiter avec l'Agence de revenu du Canada (ARC);
  • préparer votre déclaration de revenus.
• Un agent ou courtier d'assurance, qui :
  • vous fournira des conseils sur le type d'assurances et de couvertures dont vous avez besoin;
  • vous procurera une couverture d'assurance.
• Un banquier, qui :
  • vous aidera dans tous les aspects du financement de votre entreprise, des prêts de démarrage et d'exploitation aux prêts hypothécaires et aux baux en passant par les lignes de crédit.

Selon le type d'entreprise que vous lancez (et selon vos compétences et celles de vos éventuels partenaires), vous aurez peut-être besoin à un moment ou à un autre des professionnels suivants :

• évaluateur d'entreprise;
• consultant en marketing;
• concepteur graphique;
• concepteur de sites Web;
• consultant en informatique.

Lorsque vous retenez les services d'un spécialiste, assurez-vous qu'il possède de l'expérience dans le domaine des petites entreprises et que ses honoraires sont raisonnables. Le meilleur moyen de trouver un spécialiste en qui vous avez confiance est de se faire recommander quelqu'un par des collègues, des parents ou des amis, en particulier s'ils sont eux-mêmes en affaires. Vous pouvez aussi vous adresser à votre Centre d'encadrement des petits entrepreneurs local, www.sbe.gov.on.ca.

Avant de retenir les services d'un professionnel, rencontrez-le pour vous assurer que vous vous entendrez bien. L'idéal, c'est de travailler en équipe avec votre avocat/comptable/assureur/banquier.

Retenir les services de professionnels peut vous sembler coûteux, en particulier au démarrage de l'entreprise, lorsque votre budget est très serré, mais à long terme, vous serez gagnant. Comme l'explique le directeur d'un Centre d'encadrement des petits entrepreneurs, « n'attendez pas d'être en difficulté pour faire appel à des professionnels. Leur rôle est précisément de vous éviter les problèmes avant qu'ils ne surviennent ».

Toutes les petites entreprises sont soumises à certaines lois et certains règlements. En tant qu'entrepreneur, vous devez les connaître et les respecter (dans ce domaine, les spécialistes peuvent vous être particulièrement utiles).

Constitution de l'entreprise en société

Si vous avez décidé de vous constituer en société de régime provincial, vous devrez :

• remplir et déposer les statuts constitutifs de votre entreprise auprès du ministère des Services gouvernementaux;
• soumettre un rapport de recherche de nom NUANS (sauf si vous constituez une société à dénomination numérique)—consultez les Pages jaunes de l'annuaire téléphonique sous la rubrique « Searchers of Record » pour trouver une maison de recherche de nom;
• payer des droits de 360 $ (à l'ordre du ministre des Finances si vous payez par chèque).

Vous pouvez remettre vos documents:

• en personne ou par courrier au Bureau de la Direction des compagnies de Toronto:

393, avenue University, bureau 200
Toronto ON  M5G 2M2
Sans frais : 1 800 361-3223 (en Ontario)
Tél. : 416 314-8880 
Téléc. : 416 314-0102

• en personne dans l'un des bureaux d'enregistrement immobilier de l'une des municipalités suivantes : Barrie
  Hamilton
  Kingston
  Kitchener
  London
  Oshawa
  Ottawa
  Peterborough
  Sarnia
  Sault Ste. Marie
  Sudbury
  Thunder Bay
  Welland
  Windsor

Vous trouverez les adresses et numéros de téléphone de ces bureaux dans les Pages bleues de votre annuaire téléphonique sous la rubrique « Enregistrement immobilier ».

• par voie électronique, par l'entremise de l'un des prestataires de services sous contrat avec le Ministère :

Cyberbahn Inc.
Tél. : 416 595-9522
Sans frais : 1 800 806-0003
www.cyberbahn.ca
OnCorp Direct Inc.
Tél. : 416 964-2677
Sans frais : 1 800 461-7772
www.oncorp.com

Si vous désirez constituer une société de régime provincial sans but lucratif, consultez le site Web du ministère des Services gouvernementaux. Vous pouvez aussi appeler le ministère au 416 314-8880 ou sans frais en Ontario au 1 800 361-3223.

Il peut être utile de compter sur les services d'un avocat ou d'un comptable expérimenté pour vous occuper de la constitution de votre société. Il vérifiera que les formulaires de constitution sont bien remplis, ce qui vous évitera d'éventuels problèmes par la suite.

Votre avocat ou votre comptable pourra également vous donner des conseils sur la constitution de votre entreprise en société de régime fédéral. Pour en savoir plus, sur la constitution de sociétés de régime fédéral, à but lucratif ou sans but lucratif, contactez Corporations Canada.

Programmes gouvernementaux

Le gouvernement fédéral et le gouvernement de l'Ontario ont fait de gros efforts pour aider les petites entreprises à se conformer à leurs programmes. Il est désormais possible de s'inscrire aux programmes provinciaux et fédéraux suivants par l'Inscription en direct des Entreprises sur le site Web de l' Agence du revenu du Canada (ARC) en partenariat avec Entreprises branchées de l'Ontario.

• Enregistrement du nom commercial;
• Impôt sur le revenu des sociétés;
• Taxes sur les produits et services (TPS);
• Taxe de vente au détail (TVD);
• Retenues sur la paie;
• Impôt-santé des employeurs;
• Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (CSPAAT).

Enregistrement du nom commercial

Si vous avez constitué une société, vous avez déjà enregistré votre nom commercial.
Si vous avez choisi de ne pas vous constituer en société, vous devrez faire enregistrer votre nom commercial auprès de la Province de l'Ontario sauf si vous exploitez une entreprise individuelle sous votre nom légal. Si vous ajoutez un seul mot à votre nom légal (p. ex. Entreprises Untel ou Compagnie Untel) vous êtes obligé de vous faire enregistrer.
L'enregistrement est une opération simple et rapide.

Vous pouvez enregistrer votre nom commercial :

• En ligne, par l'entremise du site Web d'Entreprises branchées de l'Ontario ou dans un terminal libre-service d'Entreprises branchées de l'Ontario.
• En personne ou par courrier à Toronto, Bureau de la Direction des compagnies
  393, avenue University, bureau 200
  Toronto ON  M5G 2M2
  Sans frais : 1 800 361-3223 (en Ontario)
  Tél. : 416 314-8880
  Téléc. : 416 314-0102

Les droits d'enregistrement s'élèvent à 60 $ par le biais d'Entreprises branchées de l'Ontario et à 80 $ par courrier. L'enregistrement est valable cinq ans.

Avant d'enregistrer votre nom commercial, vérifiez que le nom que vous avez choisi n'est pas déjà pris. Dans ce cas, choisissez-en un autre.

Vous ne pouvez pas effectuer une recherche de nom par le biais d'Entreprises branchées de l'Ontario, mais vous pouvez faire votre recherche sur l'un des 140 terminaux d'Entreprises branchées de l'Ontario disséminés à travers l'Ontario. Vous en trouverez peut-être un dans votre Centre d'encadrement des petits entrepreneurs local. Sinon, consultez la liste sur : www.mgs.gov.on.ca . Les droits de recherche du nom s'élèvent à 12 $.

Impôts et taxes

Impôt sur le revenu

Les entreprises doivent s'acquitter d'un impôt sur le revenu fédéral et provincial.

Vos impôts sont calculés sur les bénéfices de votre entreprise (c'est-à-dire votre revenu brut), moins les charges légitimes de l'entreprise, qui comprennent notamment :

• la location et l'entretien des bureaux;
• les intérêts hypothécaires et les impôts fonciers sur les biens immobiliers que vous possédez et utilisez pour votre entreprise;
• le matériel ou l'équipement de location;
• le coût d'achat ou de fabrication des biens que vous vendez;
• les frais de livraison et de transport;
• les services publics;
• les primes d'assurance;
• les droits de licence et de permis;
• les droits d'adhésion à une association commerciale ou professionnelle;
• les frais d'avocat, de comptable, et autres services professionnels;
• la publicité pour l'entreprise;
• les frais de déplacement;
• les frais de représentation;
• les salaires et avantages sociaux des employés.

Pour en savoir plus, visitez le site Web de l'Agence de revenu du Canada (ARC), www.cra-arc.gc.ca, mais n'oubliez pas que les services d'un bon comptable peuvent être utiles pour votre impôt sur le revenu. Le comptable vous aidera à calculer toutes vos charges légitimes pour vous éviter de payer des impôts en trop.

Taxe sur les produits et services (TPS)

La TPS de 6 % s'applique pratiquement à tous les biens et services vendus en Ontario, à l'exception notable des biens et services vendus au gouvernement.

Si votre entreprise fournit des biens et services taxables, et que vos revenus annuels dépassent 30 000 $, vous devez vous inscrire à la TPS. Dans ce cas, il vous faudra demander un numéro d'entreprise auprès de l'ARC soit par téléphone au 1 800 959-5525, soit en ligne à www.businessregistration.gc.ca ou par le biais d' Entreprises branchées de l'Ontario.

Lorsque vous êtes inscrit à la TPS, vous devez facturer et percevoir la TPS à tous vos clients et l'envoyer à l'ARC. Vous pouvez demander le remboursement de la TPS que vous payez vous-même sur l'achat des biens et services dont vous avez besoin pour votre entreprise.

Si vos ventes annuelles taxables sont inférieures à 500 000 $, vous devez effectuer un versement trimestriel et produire une déclaration annuelle. Si vos ventes annuelles taxables se situent entre 500 000 $ et 6 millions de dollars, vous devez produire une déclaration mensuelle et effectuer un versement trimestriel. Et enfin, si vos ventes annuelles taxables dépassent 6 millions de dollars, vous devez produire une déclaration mensuelle et effectuer un versement mensuel.

Même si vous pensez que vos revenus annuels ne dépasseront pas 30 000 $ au cours de la première année d'exploitation, vous pouvez demander un numéro de TPS et facturer la taxe. Ainsi, vous pourrez récupérer la TPS que vous avez payée sur l'achat des biens et services pour votre entreprise. De plus, en ne percevant pas la TPS, vous donnez l'impression à vos clients que votre entreprise est peu importante, ce qui n'est pas très judicieux.

Taxe de vente au détail (TVD)

La TVD (également appelée Taxe de vente provinciale ou TVP) s'applique à la plupart des biens vendus en Ontario, ainsi qu'aux services d'installation, de réparation et d'entretien des biens et du matériel taxables. Elle s'applique aussi aux aliments préparés dont le montant total est supérieur à 4 $.

Le taux général de TVD en Ontario est de 8 %. Des taux spéciaux s'appliquent à l'hébergement temporaire pour une durée de moins d'un mois (5 %), aux frais d'adhésion supérieurs à 4 $ (10 %) et aux boissons alcoolisées (10 % et 12 % selon la méthode de distribution).

Si votre entreprise vend des biens et services taxables, vous devez facturer et percevoir la TVD, et la verser au ministère des Finances. Vous devez également vous inscrire auprès du ministère des Finances afin d'obtenir un certificat d'inscription et un numéro de taxe provinciale. Vous pouvez vous inscrire en ligne sur le site Web du ministère du Revenu ou d'Entreprises branchées de l'Ontario.

Pour en savoir plus sur la TVD, appelez le bureau de TVD du ministère du Revenu le plus proche de chez vous. Vous trouverez une liste des bureaux auprès du Centre d'information du ministère en appelant au 1 800 263-7965.

Retenues sur la paie

Si vous avez des employés, vous êtes obligé d'effectuer des retenues fédérales et provinciales.

Les retenues sur la paie fédérales sont décrites sur les sites suivants :

• Assurance-emploi
  www.hrsdc.gc.ca
• Régime de pensions du Canada (RPC)
  www.sdc.gc.ca

Vous devez ouvrir un compte de retenues sur la paie auprès de l'Agence de revenu du Canada (ARC). Vous devrez retenir lescotisations à l'assurance-emploi, les cotisations au RPC et l'impôt sur le revenu des sommes que vous versez à chaque employé, puis vous devrez envoyer ce montant avec vos propres cotisations au RPC et à l'assurance-emploi, à l' ARC www.ccra-adrc.gc.ca.

Les retenues sur la paie provinciales sont :

• Primes de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) - pour savoir si vous devez ou non verser ces retenues sur la paie, renseignez-vous auprès de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail la plus proche de chez vous (vous trouverez la liste sur le site Web de la Commission).
• L'impôt-santé des employeurs - si le montant total de votre paie ne dépasse pas 400 000 $, vous n'êtes pas obligé de verser cette retenue. En tant qu'employeur, vous êtes le dépositaire des retenues sur la paie jusqu'à ce que vous les envoyiez au gouvernement, il est donc important de les conserver séparément des fonds d'exploitation de votre entreprise.

Livres et registres

Vous êtes tenu par la loi de tenir des registres et des livres comptables complets et ordonnés (dans le cas de l'impôt sur le revenu, vous devez les conserver pendant six ans à partir de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent).
Cela peut coûter assez cher, surtout si vous embauchez des employés.

Si vous avez un comptable, cette personne pourra s'occuper de la tenue de vos livres, vous aider à trouver un bon aide-comptable (les aides-comptables coûtent généralement moins cher que les comptables) ou vous conseiller un bon programme logiciel de comptabilité et de tenue des livres pour vous permettre de faire vous-même votre comptabilité.

Licences

De nombreuses entreprises ont besoin d'une licence fédérale, provinciale et/ou municipale. Il peut s'agir d'un permis d'exploitation, d'une permission spéciale pour implanter votre entreprise à l'emplacement de votre choix ou de qualifications particulières pour vous et vos employés.

Pour savoir si votre entreprise a besoin d'une permission spéciale du gouvernement, contactez votre Centre d'encadrement des petits entrepreneurs local www.ontariocanada.com ou le Centre de services aux entreprises Canada-Ontario au 1 800 567-2345.

Par ailleurs, chaque gouvernement municipal est habilité à délivrer ses propres permis d'exploitation d'entreprise dans sa juridiction. La plupart des entreprises ont besoin d'un permis municipal, il est donc conseillé de consulter le service compétent pour vous en assurer. Vous trouverez les coordonnées de votre gouvernement local dans les Pages bleues de l'annuaire téléphonique.

Zonage

Toutes les municipalités ont des règlements en matière de zonage et de construction. Renseignez-vous auprès des autorités municipales pour vérifier la conformité de votre entreprise à ces règlements. Adressez-vous à votre Centre d'encadrement des petits entrepreneurs ou au Centre de services aux entreprises Canada-Ontario pour tout renseignement.

Assurance

Assurance de biens, assurance contre les pertes d'exploitation, assurance générale de responsabilité civile, assurance collaborateurs, assurance invalidité, assurance des risques d'erreurs et d'omissions... la liste des assurances offertes aujourd'hui est presque infinie. Comment faire pour vous protéger contre les risques sans vous ruiner?
C'est là qu'un agent ou un courtier d'assurance expérimenté peut faire la différence. Cette personne pourra vous aider à évaluer les risques dans votre secteur d'activité et vous conseiller sur le type et le montant de couverture dont vous aurez besoin.

Votre agent ou courtier d'assurance peut souvent vous trouver une assurance multirisque spécialement adaptée à votre petite entreprise, qui revient moins cher que des polices d'assurance individuelles. Et si votre entreprise est installée à domicile, cela ne signifie pas pour autant que vous pouvez vous passer d'assurance. Votre police d'assurance-habitation ne couvre pas l'actif de l'entreprise—et pire encore, le fait d'installer votre entreprise à domicile risque d'invalider votre police d'assurance-habitation ordinaire. Il est donc important que vous en discutiez avec votre agent ou courtier d'assurance.

Location (ou achat) des locaux

À moins que votre entreprise soit installée à domicile, vous devrez acheter ou louer des locaux. Pour cela, vous devrez prendre en compte un certain nombre de facteurs, parmi lesquels :

• l'espace dont vous avez besoin;
• l'emplacement—sa proximité avec les clients potentiels, le zonage pour votre type d'activité;
• le stationnement;
• l'accès aux fournisseurs;
• la sécurité;
• le coût d'achat, si vous choisissez d'acheter vos locaux;
• le montant du loyer que vous pourrez payer et les services inclus;
• le montant que vous êtes prêt à payer pour des rénovations, au besoin.

Selon le type de votre entreprise, vous pourrez envisager au début de partager vos locaux avec une autre entreprise pour économiser de l'argent.

Vous pouvez aussi explorer la possibilité de louer un espace dans une pépinière d'entreprises. Les pépinières mixtes et spécialisées sont de plus en plus prisées parce qu'elles offrent une assistance pratique pour la gestion, l'éducation, les services de soutien technique et commercial, les ressources de réseautage, et les conseils financiers. Résultat : le taux de réussite est élevé. Pour en savoir plus sur les pépinières d'entreprises, contactez la Canadian Association of Business Incubators (CABI).

Si vous décidez de louer les locaux, vous devrez signer un bail avec le propriétaire. Demandez à votre avocat de parcourir attentivement le contrat de bail et de vous l'expliquer avant de le signer. À l'inverse des locations résidentielles, les locations commerciales ne sont pas couvertes par la législation propriétaire/locataire; vous devez donc être prudent lorsque vous louez des locaux commerciaux.

Si vous décidez d'acheter, adressez-vous à un agent immobilier spécialisé dans les propriétés commerciales et demandez à votre avocat d'étudier l'offre avant d'acheter.

Communications de l'entreprise

Chaque entreprise a besoin d'outils de communications, certaines plus que d'autres.
Les possibilités sont nombreuses et diverses :

• un ordinateur—soit un ordinateur de bureau soit un ordinateur portatif, selon vos besoins de mobilité;
• des logiciels :
  • traitement de texte,
  • comptabilité,
  • gestion des contacts,
  • présentations,
  • vidéoconférence,
  • simulation (pour la formation et l'évaluation des employés);
• un fournisseur de services Internet;
• un téléphone cellulaire et/ou un ordinateur de poche sans fil (avec accès au courriel, aux données d'entreprise, à l'Internet et à votre organiseur personnel ainsi qu'une fonction téléphonique);
• un télécopieur—un appareil autonome ou un programme logiciel sur votre ordinateur;
• un photocopieur—la plupart des télécopieurs intègrent cette fonction, mais si votre entreprise a de gros besoins de photocopie, vous devrez vous doter d'un photocopieur autonome;
• un scanner—pour numériser des documents dans votre ordinateur;
• une déchiqueteuse—pour l'élimination des données sensibles.

Quelle que soit votre activité, vous avez tout intérêt à créer et tenir un site Web. Le site Web est au cœur du commerce électronique (pour faire des affaires sur l'Internet) et, pour de plus en plus d'entreprises, c'est un outil fondamental dans l'environnement économique d'aujourd'hui.

Avec un site Web bien conçu, vous pourrez :

• coordonner les activités de l'entreprise avec les partenaires extérieurs, les fournisseurs, les distributeurs et les clients;
• promouvoir, commercialiser et vendre votre produit dans le monde entier, 24 heures sur 24;
• réduire vos coûts et accroître la rapidité de l'assistance et de la communication avec les clients;
• participer aux études de marché.

Il est possible de se doter d'un site Web adapté à son entreprise sans dépenser une fortune. De nombreux développeurs de sites Web offrent leurs services à des tarifs tout à fait raisonnables. Essayez d'obtenir des recommandations auprès d'entreprises dont vous avez aimé les sites Web.

Une fois que vous disposez d'un bon site Web, il faut que les internautes puissent le trouver facilement sur les moteurs de recherche les plus prisés, comme Google, Yahoo! et AOL. Cela signifie que vous devrez vous familiariser avec le référencement dans les moteurs de recherche, ou trouver quelqu'un qui s'y connaisse. Renseignez-vous auprès de personnes impliquées dans le commerce électronique.

Et finalement, pour plus de renseignements sur le commerce électronique, adressez-vous aux organismes suivants :

• Centre de services aux entreprises Canada-Ontario. L'Info-Guide — Affaires électroniques contient une mine de renseignements utiles sur tout ce qui concerne le commerce électronique, y compris le moyen de sécuriser vos opérations et votre site Web sur Internet.
• La Banque de développement du Canada (BDC). La BDC offre des informations précieuses sur le commerce électronique et son site comprend des diagnostics de disponibilité et de pertinence du commerce électronique pour vous aider dans la planification d'une entreprise virtuelle.
• La Banque Royale qui offre elle aussi une section complète sur le commerce électronique.

Industrie Canada propose également un programme, intitulé Étudiants bien branchés qui fournit aux entreprises des étudiants de niveau postsecondaire spécialement formés pour assurer une formation Internet pratique et personnalisée sur place.

Recrutement des employés

Vous n'aurez peut-être pas besoin de recruter immédiatement des employés, mais il est probable que cela s'avère un jour indispensable, surtout si votre entreprise grandit.

Le fait de devenir employeur s'accompagne de certaines responsabilités, parmi lesquelles :

• s'inscrire auprès du ministère du Travail;
• payer régulièrement vos employés;
• effectuer des paiements réguliers aux gouvernements fédéral et provincial au nom de vos employés et cotiser votre part (impôt sur le revenu, Régime de pensions du Canada, assurance-emploi, vacances payées, jours fériés, et éventuellement la sécurité professionnelle et l'assurance contre les accidents du travail et l'impôt-santé des employeurs);
• tenir des dossiers sur vos employés;
• offrir aux employés un lieu de travail sûr et exempt de discrimination;
• motiver les employés et leur formuler des critiques constructives;
• assurer la formation des employés;
• fournir et entretenir les outils ou le matériel dont les employés ont besoin;
• assumer une responsabilité financière et juridique pour les actions de vos employés.

Les normes d'emploi et les normes de santé et de sécurité au travail relèvent de la responsabilité du ministère du Travail, qui administre et applique les lois suivantes :

• Loi sur les normes d'emploi;
• Loi sur l'équité salariale;
• Loi sur la santé et la sécurité;
• Loi limitant l'usage du tabac dans les lieux de travail.

La Loi sur les normes d'emploi traite des aspects suivants :

• heures de travail;
• salaire minimum;
• salaire pour jour férié;
• rémunération des heures supplémentaires;
• vacances payées;
• à travail égal, salaire égal;
• avantages sociaux;
• congé de maternité et congé parental;
• congé spécial;
• cessation d'emploi;
• indemnité de licenciement;
• paiements forfaitaires de cessation d'emploi;
• établissements commerciaux.

La Loi sur l'équité salariale garantit un salaire égal pour un travail de même valeur.
La Loi sur la santé et la sécurité décrit les responsabilités des employeurs, des superviseurs, des travailleurs et des fournisseurs pour tout ce qui concerne la santé et la sécurité au travail. Il s'agit notamment de :

• assurer la sécurité du lieu de travail;
• préparer une politique de santé et de sécurité au travail pour le lieu de travail;
• informer les employés sur les risques éventuels et les former à la manutention, l'entreposage, l'utilisation, l'élimination et au transport des matières, des substances, des outils et du matériel.

La Loi limitant l'usage du tabac dans les lieux de travail établit des restrictions nettes sur l'usage du tabac dans les lieux de travail afin de limiter l'exposition au tabagisme passif.

En tant qu'employeur, il est de votre responsabilité de connaître la loi et de vous y conformer.

Pour plus de renseignements, adressez-vous au ministère du Travail. Votre Centre d'encadrement des petits entrepreneurs local pourra également vous être utile.
Avant de recruter des employés, vous devez :

• réfléchir sérieusement à vos besoins afin de bien cerner les qualifications et les compétences que vous recherchez;
• déterminer où et comment vous annoncerez vos offres d'emploi;
• préparer une liste de questions à aborder dans l'entrevue d'emploi;
• décider si les employés auront besoin de formation, et comment vous organiserez cette formation;
• explorer les programmes gouvernementaux susceptibles de vous aider à couvrir une partie des coûts (p. ex. ressources humaines, perfectionnement professionnel);
• élaborer des politiques pour tout ce qui concerne les employés (évaluations de rendement, augmentations de salaire, primes, congés et formation continue, etc.).

Lors de l'embauche, n'oubliez pas de mentionner :

• les obligations de l'employé;
• la date de début d'emploi (et la date de fin d'emploi, le cas échéant);
• les horaires de travail;
• le taux de salaire;
• les avantages sociaux (le cas échéant) que vous offrez;
• l'éventuelle période d'essai.

Pensez aussi à demander (et à vérifier) les références d'emploi des candidats à l'embauche. Même s'il n'est pas juridiquement obligatoire de formaliser une entente entre l'employeur et l'employé, l'existence d'un contrat signé facilite les choses. Il permet en effet aux deux parties de connaître leurs responsabilités et, au besoin, de s'y référer.

Finalement, pour estimer le coût réel d'un employé, utilisez la règle de 1,2 : prenez le salaire de l'employé et multipliez-le par 1,2. Cela permet de compenser les jours de congé-maladie, les vacances et les jours fériés.

Commercialisation de l'entreprise

N'importe quel entrepreneur vous le dira : vous pouvez vendre le meilleur produit ou service, si personne ne le connaît, votre entreprise est vouée à l'échec. Le marketing et la publicité sont des atouts essentiels de la réussite—et au démarrage, le coût est toujours un obstacle.

Une fois que vous avez bien peaufiné votre message, comment allez-vous faire la promotion de votre entreprise sans vous ruiner? Faites preuve de créativité! Essayez de vous mettre à la place de vos consommateurs cibles. Où vos clients potentiels vont-ils se renseigner sur un produit ou service similaire au vôtre et qu'est-ce qui les pousserait à acheter votre produit ou service plutôt qu'un produit ou service concurrent?
Envisagez de :

• faire imprimer des cartes d'affaires qui indiquent clairement le produit ou service proposé par votre entreprise;
• parrainer ou coparrainer un événement de bienfaisance—si vous n'avez pas de budget publicitaire, essayez de trouver des moyens originaux de participer, peut-être en échangeant un service ou un produit;
• rédiger et distribuer un communiqué de presse pour faire passer un message intéressant en ciblant les médias influents;
• faire de la publicité :
  • dans les journaux locaux, régionaux ou nationaux,
  • dans les revues qui s'adressent à votre marché cible,
  • à la radio,
  • dans les Pages jaunes,
  • sur des panneaux d'affichage;
• préparer un publipostage et l'envoyer à vos clients-cibles;
• préparer et distribuer des prospectus;
• créer un site Web—vous trouverez facilement un étudiant pour le faire; ainsi, vous serez sûr de bénéficier d'un bon référencement sur les moteurs de recherche les plus prisés, comme Google et Yahoo!;
• organiser un lancement pour attirer l'attention des médias ou des consommateurs—cette initiative est plus efficace si le lancement est lié à une levée de fonds pour une cause juste ou un organisme sans but lucratif;
• réseauter—rejoignez divers organismes, y compris les organismes sectoriels, afin de rencontrer des gens, y compris des clients et des fournisseurs.

Pleins feux sur...Redline Promotions

Lorsque Lance et Mike Coon ont annoncé à leurs parents qu'ils allaient lancer une entreprise de location de jeux, d'activités, et de matériel de cuisine pour des événements d'entreprises et des attractions pour enfants (glissades et trampolines gonflables, mini-autos, tricycles et carnaval, Olympiques velcro, etc.) : « ils nous ont pris pour des fous, raconte Mike en riant, mais ils n'ont pas essayé de nous en dissuader. »

À l'époque, le créneau était occupé par trois sociétés à Toronto, et les deux frères étaient persuadés qu'il y avait de la place pour une quatrième. En plus, Lance avait déjà acquis de l'expérience dans le secteur pour avoir travaillé dans une entreprise similaire.

Pourtant, dès le début, ils n'ont cessé de se heurter à des obstacles, à commencer par le financement. « Les banques n'y croyaient pas », raconte Lance. Alors, tant bien que mal, les deux frères ont réuni la somme de 5 000 $ (en puisant dans leurs économies et en empruntant à leurs parents) avec laquelle ils ont acheté deux jeux d'une société en faillite. Puis ils se sont installés dans le garage de leurs parents à Scarborough sous le nom de Redline Promotions.

Après cela, il leur a fallu trouver une compagnie qui voulait bien assurer leur entreprise. « Notre activité était difficile à décrire. Et la difficulté était de convaincre les gens que les risques étaient minimes, continue Lance. Nous avons appelé toutes les compagnies d'assurance, nous avons fait le suivi des recommandations jusqu'à ce que nous en trouvions une qui accepte de nous couvrir. »

Ensuite, ils ont eu besoin d'un permis d'exploitation. « Notre secteur d'activité est très réglementé, explique Lance. Nous avons dû obtenir un permis d'exploitation non seulement pour notre entreprise, mais aussi pour chaque appareil. »
Après cela, il a fallu trouver des clients. « Les premières années ont été très dures, se souvient Mike. Nous avons tout fait nous-mêmes. Consulter les annuaires d'événements et d'activités pour enfants pour trouver des clients, solliciter les clients au hasard, envoyer des publipostages. »

Et comme ils ont eu du mal à recruter des employés (« les bons employés ne courent pas les rues »), ils se sont retrouvés à livrer et superviser eux-mêmes leurs jeux.
« Nous n'arrêtions pas de travailler », raconte Lance. Les deux frères ont réinvesti presque tous leurs gains dans leur entreprise pour pouvoir acheter d'autres jeux et rester concurrentiels.

À la fin de la deuxième année, leur chiffre d'affaires avait pratiquement doublé, ce qui leur a permis de quitter leur garage et de s'installer dans des locaux plus spacieux dans un complexe industriel.

C'était il y a huit ans. Ils ont déménagé deux fois depuis. Aujourd'hui, l'entreprise fait en moyenne 100 événements par mois, emploie 15 personnes en haute saison (de mai à octobre) et possède plus de 500 000 $ de jeux, d'activités et de matériel de cuisine.
Quant à Mike et Lance, ils continuent de travailler jusqu'à 80-100 heures par semaine—et en plus, ils aiment ça! « Nous aimons le défi de bâtir quelque chose, c'est très stimulant, dit Mike. Et nous aimons aussi le fait qu'on ne sait jamais ce que nous réserve la journée de travail. Chaque jour apporte son lot différent. »

Pleins feux sur... Ballistik Hockey Inc.

L'idée est toute simple. Il suffit de combiner la demande en équipement de hockey canadien de haute qualité à prix raisonnable avec le commerce en ligne.

C'était l'idée de Steve Sutherland quand il a lancé Ballistik Hockey Inc. en 2001.

Son idée consistait à recruter des représentants-joueurs pour essayer ses bâtons de hockey en composite et les faire connaître au niveau local et dans tout le Canada, tout en créant un site Web de commerce en ligne ouvert sur le reste du monde.

Aujourd'hui, l'entreprise, qui est établie à Ottawa a des représentants-joueurs dans chaque grande ville canadienne, chaque État américain et des pays aussi lointains que la Nouvelle-Zélande, la Suède ou la Suisse—ainsi que des clients dans tout le Canada et le monde entier.

Ballistik utilise son site Web à son meilleur avantage, en apprenant par essais et par erreurs.

« Nous apprenons au fur et à mesure, dit Steve. L'essentiel est d'attirer les gens sur notre site Web. Tous nos efforts vont dans ce sens. L'Internet est une jungle où l'on se perd facilement. C'est pourquoi notre but était d'obtenir une visibilité maximale. »
Comment s'y sont-ils pris?

« C'est une science », explique Steve, qui précise que l'entreprise n'avait pas les moyens de se payer des consultants. Avec Richard Game, le vice-président du marketing et de l'expansion commerciale, ils ont dû apprendre à mieux se connaître.
Comme Steve le fait justement remarquer, la présence sur le Web ne se limite pas à un site Web. La réalité, c'est que 80 pour cent de toutes les commandes se font par le biais des moteurs de recherche, ce qui signifie que le référencement sur des sites comme Google, Yahoo! et AOL est absolument crucial.

Steve et Richard ont donc expérimenté différents mots-clés, balises méta, et liens croisés pour s'assurer que leur site apparaît sur la première page des moteurs de recherche les plus fréquentés par les internautes.

« Ce type de référencement est absolument essentiel, explique Steve. Si vous n'apparaissez pas sur la première page de recherche, ce n'est même pas la peine d'être sur le Web. »

Grâce à la présence d'un hyperlien sur les sites d'équipes de hockey, leur site attire davantage de visiteurs, ce qui est noté par les moteurs de recherche et garantit un meilleur référencement.

Steve et Richard sont également arrivés à la conclusion qu'il valait la peine de payer les moteurs de recherche pour des liens de parrainage, ce qui signifie que le nom et le lien Ballistik s'affichent à droite de la première page qui s'ouvre lors d'une recherche pour « bâtons de hockey composites ».

Au bout du compte, tous les efforts de recherche et d'expérimentation se sont avérés payants. Au cours de l'année écoulée, les ventes de Ballistik ont augmenté de plus 100 % et représentent un nouveau défi à relever : satisfaire toutes les commandes qui affluent.

Liste de contrôle de démarrage d'une entreprise

Vous devriez maintenant avoir :

• interviewé et retenu les services de spécialistes;
• enregistré votre nom commercial;
• vous être inscrit à la TPS;
• vous être inscrit à la TVD;
• vous être inscrit auprès ministère du Travail;
• vous être inscrit auprès de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail;
• ouvert un compte bancaire d'entreprise;
• mis en place un système de comptabilité;
• évalué vos besoins en assurance (type et montant de la couverture) et pris les dispositions nécessaires;
• déterminé si vous aviez besoin d'une ou plusieurs licences d'exploitation et fait le nécessaire pour les obtenir;
• vérifié les règlements d'utilisation du sol et de zonage;
• loué ou acheté les locaux (et l'équipement) commerciaux et organisé votre espace de travail;
• acheté vos outils de communications;
• évalué vos besoins en personnel et recruté des gens compétents;
• préparé et lancé vos initiatives de marketing.

Une fois que vous avez pris toutes ces mesures, votre entreprise est prête!